Office Manager / Assistant

Czym będziesz się zajmować?

Ludzie i HR:

• Umowy, aneksy, rachunki i rozliczenia współpracowników (we współpracy z kadrową i księgowością)
• Pilnowanie wypłat i terminów
• Pamiętanie o urodzinach, prezentach i drobiazgach budujących atmosferę
• Organizacja integracji i wyjazdów firmowych

• Opłacanie faktur i przelewów, pilnowanie płatności
• Opisywanie i przypisywanie kosztów, elektroniczny obieg dokumentów
• Miękka windykacja – przypominanie klientom o płatnościach
• Bieżący kontakt z księgowością oraz dbanie o biuro

• Researche – od tematów biznesowych po przyziemne
• Organizacja kalendarza, wyjazdów i hoteli
• Załatwianie spraw prywatnych
• Okazjonalne wspólne wyjazdy na spotkania, targi i eventy

• Logistyka paczek – statusy, reklamacje, kontakt z kurierem i klientem
• Pakowanie paczek i pomoc na hali w drukarni
• Współtworzenie procedur, wzorów dokumentów i instrukcji
• Doraźne zadania zlecone

• Praca stacjonarna w Lizawicach, elastyczne godziny pracy, od początku na 100%
• Współpraca w modelu kontraktu B2B lub umowy zlecenia
• Codzienna praca z AI (Claude, ChatGPT) – notatki ze spotkań, researche, maile i dokumenty

• Doświadczenie na podobnym stanowisku – asystent/ka lub office manager, najlepiej przy właścicielu firmy
• Realne doświadczenie w administracji i finansach firmy – faktury, opisywanie kosztów, przelewy, kontakt z księgowością, umowy
• Codzienne korzystanie z narzędzi AI (Claude, ChatGPT) i umiejętność weryfikowania ich wyników
• Doskonała komunikacja pisemna, zwłaszcza przez maila
• Skrupulatność i dokładność oraz umiejętność ogarnięcia chaosu
• Samodzielność i proaktywność w szukaniu przestrzeni do pomocy
• Dokumentowanie wykonywanych zadań, aby można je było powtórzyć
• Dyskrecja – dostęp do finansów, umów i spraw prywatnych
• Szybkie uczenie się nowych rzeczy
• Czynne prawo jazdy kategorii B i pewność za kierownicą
• Elastyczność – czasem wyjazd lub przestawienie dnia pracy
• Cenienie szczerości, rzetelności, wiarygodności, pogody ducha i rozwoju

• Komunikacja
• ChatGPT
• Claude
• Obsługa faktur
• Rozliczenia
• Dokładność
• Samodzielność
• Proaktywność
• Organizacja pracy

• Szybkie uczenie się
• Prawo jazdy kat. B
• Dyskrecja

• Polski
• Angielski

• 9k–11k PLN netto/m (B2B)
• 7k–9k PLN brutto/m (Umowa zlecenie)
• B2B - Elastyczne godziny pracy (100%)
• Praca zdalna: Brak
• Pakiet medyczny, Ubezpieczenie, Pakiet sportowy

impress Group is a globally operating group of companies that develops and manufactures trend-orientated wood-based panel decorative surfaces for the furniture and flooring industry, as well as for the modern interior design industry. The full-service product range contains decorative papers, finish foils, impregnated papers, inks and additives. We create the future-orientated decors for the design of tomorrow directly in-house. Our decors are based on trends which are identified across the globe by our strong network of internal scouts. Being one of the market leaders in the sector, impress provides exceptional trend forecasting for customers all over the world.