Office Manager

Czym będziesz się zajmować?

• Zarządzanie biurem i koordynacja codziennych działań operacyjnych, w tym nadzorowanie procesów księgowych, zarządzanie fakturami, organizacja przestrzeni biurowej oraz współpraca z dostawcami i podwykonawcami
• Zarządzanie kwestiami administracyjnymi: onboarding pracowników, ewidencja godzin pracy, dni wolnych, rozliczenia, organizacja podróży służbowych
• Koordynacja procesów formalnych: przygotowywanie umów z klientami, zarządzanie dokumentacją sprzedażową, podpisywanie umów w systemach online, organizacja faktur kosztowych, wyjaśnianie kwestii spornych związanych z kosztami, tagowanie
• Praca z narzędziami takimi jak systemy fakturowania, CRM oraz narzędzia do zarządzania dokumentacją i projektami (m.in. Claude, Notion, Fakturownia, Pergamin, Microsoft stack, PayU, Przelewy24, Tpay, WordPress)
• Wsparcie techniczne procesów i płynnego funkcjonowania narzędzi oraz współpraca z zespołem IT w zakresie sprzętu biurowego i systemów informatycznych
• Nadzór nad efektywnością procesów biurowych, rozwiązywanie problemów i optymalizacja bieżących procesów
• Bezpośrednia, codzienna współpraca z Zarządem: zarządzanie kalendarzem Google, umawianie spotkań, raportowanie, wsparcie realizacji kluczowych projektów, zadania asystenckie
• Współpraca w systemie stacjonarnym, w oparciu o kontrakt B2B

• Min. 2 lata doświadczenia w pracy biurowo-administracyjnej, w tym w obszarach księgowo-finansowych oraz wsparcia administracyjnego zespołu
• Umiejętność efektywnego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie (obsługa faktur, organizacja pracy biura, wsparcie formalne działu sprzedaży)
• Praca typowo procesowa: planowanie, priorytetyzacja, monitorowanie efektów i analiza wyników
• Doświadczenie w pracy z dokumentami sprzedażowymi i pracowniczymi: przygotowywanie umów, ewidencja pracowników, rozliczenia finansowe
• Dobra organizacja pracy, szybka nauka nowych rzeczy, przyjmowanie i udzielanie feedbacku
• Zacięcie techniczne i umiejętność rozwiązywania problemów technicznych na poziomie administratora
• Angielski na poziomie min. B2
• Gotowość do pracy stacjonarnej w Warszawie

• Obsługa administracyjna
• Zarządzanie dokumentami
• Rozliczanie kosztów
• MS Office
• Organizacja pracy

• Wsparcie techniczne

• Polski
• Angielski

• 7k–8k PLN netto/m (B2B)
• B2B - Elastyczne godziny pracy (100%)
• Praca zdalna: Brak
• Płatny "urlop" dla B2B

Nessie Research Lab is a Warsaw-based sales agency founded by women in tech specializing in B2B outbound sales and lead generation. The company helps technology companies build predictable sales funnels and scale their revenue without relying on warm introductions, traditional networking, or personal connections.

Core Areas of Expertise

• Storytelling-Driven Lead Generation: Crafting personalized, narrative-based outreach to engage prospective decision-makers.
• Agile Prospecting Processes: Designing flexible and adaptable sales workflows tailored to the tech industry.
• Predictable Sales Funnels: Building structured B2B sales pipelines that yield consistent conversion metrics.
• Sales Process Consulting: Providing end-to-end guidance and operational support for sales operations in technology firms.

Approach & Philosophy

• Process Over Luck: Viewing sales as an engineering process driven by systemized execution rather than charisma or coincidence.
• Human-Centric Delivery: Rejecting automated bots, mass email blasts, and generic campaign templates in favor of authentic, researched communication.
• Empowerment in Tech: Promoting and leveraging women-led expertise within the technology and sales sectors.