Młodszy/a Specjalista/ka ds. Administracji

Czym będziesz się zajmować?

• Nadzór administracyjny nad biurami KOLEO
• Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura (zaopatrzenie, porządek, materiały biurowe, opieka nad zielenią)
• Zarządzanie systemem elektronicznego obiegu dokumentów (DMS)
• Planowanie i koordynacja korespondencji wychodzącej i przychodzącej oraz rejestrowanie jej w DMS
• Samodzielne prowadzenie recepcji biura oraz wykonywanie innych prac organizacyjnych związanych z codziennym funkcjonowaniem biura
• Przyjmowanie gości, obsługa spotkań oraz zarządzanie salami konferencyjnymi
• Przygotowywanie pism, prezentacji oraz zestawień
• Wspieranie zarządu oraz współpracowników w codziennych zadaniach administracyjnych
• Weryfikacja dokumentów wpływających do Zarządu
• Organizacja wyjazdów służbowych (rezerwacja noclegów, płatności, rozliczenia)
• Kontakt z partnerami zewnętrznymi i dostawcami usług
• Wsparcie w przygotowywaniu i wysyłaniu prezentów do Partnerów biznesowych
• Reprezentowanie firmy w zewnętrznych instytucjach
• Praca stacjonarna w biurze na warszawskiej Saskiej Kępie, w godzinach 9-17 od poniedziałku do piątku

• Dyspozycyjność do pracy stacjonarnej w godzinach 9-17 od poniedziałku do piątku
• Doskonałe umiejętności organizacyjne
• Sumienność, skrupulatność, dokładność
• Otwartość w komunikacji i łatwość w budowaniu relacji
• Samodzielność w działaniu, odpowiedzialność i inicjatywa
• Mile widziane doświadczenie na podobnym stanowisku

• Organizacja pracy
• Dokładność
• Samodzielność
• Komunikacja

• Zarządzanie dokumentami
• Obsługa administracyjna

• Polski
• Angielski

• 5.5k–6.5k PLN brutto/m (Umowa o pracę)
• Umowa o pracę - Stałe godziny pracy (100%)
• Praca zdalna: Brak
• Budżet szkoleniowy, Wyjazdy na konferencje

KOLEO is Poland's largest train ticketing platform, offering a comprehensive and user-friendly service for purchasing railway tickets.

KOLEO integrates virtually all railway operators in Poland, providing passengers with seamless access to schedules, prices, and ticket purchasing all in one place.