Executive Assistant to the CEO

Czym będziesz się zajmować?

Zarządzanie i Optymalizacja Czasu

• Mistrzowskie zarządzanie kalendarzem: proaktywne planowanie, priorytetyzacja i ochrona czasu CEO, przewidywanie konfliktów.
• Pełna koordynacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych – od terminu, agendy, logistyki, materiałów (zapewnienie przygotowania uczestników).
• Planowanie i rezerwacja podróży krajowych i międzynarodowych (loty, hotele, transport).
• Obsługa komunikacji przychodzącej, filtrowanie i przekazywanie kluczowych kwestii do CEO.

• Synteza danych: przekształcanie surowych danych i raportów w zwięzłe podsumowania dla CEO.
• Przekształcanie dyskusji ze spotkań w konkretne zadania i monitorowanie realizacji (follow-up).
• Przygotowywanie materiałów: tworzenie prezentacji, raportów i analiz dla CEO (najwyższa jakość merytoryczna i wizualna).
• Dyskretny research: szybkie zbieranie i analizowanie informacji na tematy biznesowe, rynkowe i kontrahentów.
• Samodzielne prowadzenie wybranych projektów wewnętrznych na zlecenie CEO (od koncepcji po wdrożenie).

• Koordynacja i zarządzanie sprawami prywatnymi CEO: rezerwacje, podróże, codzienne zadania, nieprzewidziane sytuacje.

• Systemowiec, nie improwizator: Myślisz procesami, checklistami i automatyzacją. Widząc powtarzalne zadanie, Twoim pierwszym odruchem jest pytanie: "Jak możemy to zoptymalizować lub zautomatyzować, żeby już nigdy tego nie robić ręcznie?".
• Analityk: Liczby i fakty są Twoim językiem. Potrafisz szybko analizować dane i wyciągać z nich esencję. Nie boisz się trudnych pytań i bezpośredniej komunikacji.
• Właściciel, nie wykonawca: Nie czekasz na zadania – sam je identyfikujesz. Widzisz problem, diagnozujesz go i proponujesz rozwiązanie, zanim ktokolwiek poprosi Cię o interwencję. Bierzesz pełną odpowiedzialność za rezultat, a nie tylko za wykonanie zadania.
• Absolutna dyskrecja i inteligencja emocjonalna: Rozumiesz, że będziesz mieć dostęp do najbardziej poufnych informacji. Twoja lojalność, etyka pracy i zdolność do budowania relacji opartych na zaufaniu są niepodważalne.

• Analiza
• Administracja
• Zarządzanie projektem
• Zarządzanie kalendarzem
• Organizacja spotkań
• Koordynacja podróży
• Synteza danych
• Tworzenie prezentacji
• Research
• Obsługa komunikacji

• Polski
• Angielski

• 14k–18k PLN netto/m (B2B)
• 12k–15k PLN brutto/m (Umowa o pracę)
• B2B - Elastyczne godziny pracy (100%)
• Praca zdalna: Brak

DONE Deliveries provides seamless, On-Demand Transport solutions across Europe. Combining our innovative technology and industry expertise, we deliver on our mission: to make On-Demand Transport effortless and affordable for European businesses.

Experience and Fleet Metrics

• Track record: Since 2013, we’ve completed over 600,000 orders.
• Team: Powered by a team of over 180 experts.
• Technology: Driven by a robust ecosystem of proprietary applications, making us one of the most powerful and flexible providers on the market.
• Network capacity: A network of 33,000 trucks and vans.
• Geographic reach: Efficient delivery across 37 European countries.
• Service speed: Offering same-day, next-day, and scheduled deliveries.

Core Sectors Served

We focus on delivering tailored transport solutions to three main sectors:

• Global Logistics Providers
• Manufacturing & Distribution
• eCommerce & Online Marketplaces